Забравена парола?
или
Регистрирай се Активация на акаунт


Ел. поща с която се опитвате да се регистрирате не съвпада
с тази използвана в BG-Mammma

Да Попълнете формата за регистрация Не Продължете с Facebook регистрацията

Хоби (общ)
0 Потребители и 1 Гост преглежда(т) тази тема.
Здравейте. Искам малко помощ. Незнам дали тук е мястото на тази тема. Тепнически сътрудник съм в една фирма и искам да ми помогнете как да организирам деловоството, входящо-изходящата поща и архива. Водя един дневник ЕДСД, но повече незнам. Какво представляват регистрационно-контролните карти РКК.
Благодаря предварително.
Цитирай
Малко е дълго за обяснение във форум, но понеже съм разработвала такъв софтуер ще се опитам да ти обясня.
Ако въпросния дневник по ЕДСД е разграфен на правоъгълници (в зависимост от дневника мисля че бяха 4 вляво и 4 в дясно на страницата) с полета за попълване във всяко от тях, където в ляво се попълват данните за входящата кореспонденция, а вдясно за изходящата, то всеки от тези правоъгълноци в които се описват данните за един документ всъщност представлява въпросната РКК. Съществува и още един начин за водене на "ръчно" деловодство където тези данни се описват на отделни картончета и се подреждат в  картотека (специални съндъчета с големина на картата, или прегради в чекмеджета). В момента има много програми за автоматизация на този процес, които подпомагат лесното обвързване на отделните документи в преписки, добавяне на изобравенията на документите в  сканиран или електронен вид и съответно изготвяне на архив в електронен вид.
Надявам се че съм била полезна, ако имаш още въпроси  ще се радвам да ти отговоря.
Цитирай
Малко е дълго за обяснение във форум, но понеже съм разработвала такъв софтуер ще се опитам да ти обясня.
Ако въпросния дневник по ЕДСД е разграфен на правоъгълници (в зависимост от дневника мисля че бяха 4 вляво и 4 в дясно на страницата) с полета за попълване във всяко от тях, където в ляво се попълват данните за входящата кореспонденция, а вдясно за изходящата, то всеки от тези правоъгълноци в които се описват данните за един документ всъщност представлява въпросната РКК. Съществува и още един начин за водене на "ръчно" деловодство където тези данни се описват на отделни картончета и се подреждат в  картотека (специални съндъчета с големина на картата, или прегради в чекмеджета). В момента има много програми за автоматизация на този процес, които подпомагат лесното обвързване на отделните документи в преписки, добавяне на изобравенията на документите в  сканиран или електронен вид и съответно изготвяне на архив в електронен вид.
Надявам се че съм била полезна, ако имаш още въпроси  ще се радвам да ти отговоря.



Здравей, извинявай че чак сега ти отговарям но нямах време за интернет.  При нас "ръчно" се води деловодството. Затова питам за дневника и РКК. Дали продоват тези РКК някъде, за да сиги купя, а не да ги печатя от някъде. Дали трябва да искам подпис от този на когото давам резолираната поща? Как да си организирам нещата - например донасят ми доклад, след това след резолюция този доклад трябва да иде в друг отдел и т.н. Как организирам самата преписка по проблема - дали трябва да си снимам всеки път документите /доклада, после доклада с резолюцията8? На какъв приницип организирам папаките - по отдели, по проблем и т.н.?

Извинявай за всичките тези въпроси, но приниципа не ми е ясен. Много се притеснявам защото в момента съм на изпитателен срок и ако не се справя с деловодството ще ме освободят. А знаеш много трудно се намира работа в тези дни.

Цитирай


Мнения: 4 340
Не съм виждала на практика хартиено деловодство, но въз основа на "електронното" ще ти нахвърлям някои идеи.
Първо има някакъв архаичен документ от 60 и някоя по повода, утре ще се опитам да го намеря, сега по-практично.
Хубаво е, така да организираш номерата, че да са "говорещи".
Пример, номера от вида: XXX-XX-XXXX-XXX/XX.XX.XX
Подред
XXX - буквено съкращение на отдела към който се отнася преписката, ако можеш да място да ги разграничиш по съдържание.
Пример ФСО - финансово счетоводен отдел.
Ако няма нужда и дейността ви е ориентирана към определени услуги, можеш да използваш тази част от кода за разпознаване на услугата, към която се отнася преписката.
Пример У1 - Услуга 1, У2- Услуга 2 и т.н
------------------------------------
XX - Година Пример: 07 (2007) - може и да пропуснеш, все пак има и дата към номера.
------------------------------------
XXXX - код на кореспондент, може и по-малко цифри
Пример 1000 - Физически лица, 2000 - Юридически лица, 3000 - Държавни администрации и пр. Прецени дали ти е нужна такава детайлизация. Можеш да използваш този код и за да ги разграничиш по видове.
Пример 5000 - Общи заповеди 5001 - Заповеди за командировка ......
------------------------------------
Последната част XXX е поредния номер на преписката от вид  XXX-XX-XXXX

Ако към дадена преписка има нова входяща или изходяща кореспонденция е добре да слагаш същия номер като добавяш допълнителен номер. Пример Изходящо писмо към ФСО-07-5000-21/15.02.2007 да е ФСО-07-5000-21-1/20.02.2007

Добре е да имаш маршрутни карти за всяка преписка. Т.е на едно място да отбелязваш хората, през които минава тя /примерно на предната страна на листа това, а на задната да отбелязваш номерата на свързаната с нея входяща и изходяща кореспонденция/.

Доста хаотично стана, надявам се помогнах с нещо. Каквото и да правиш, направи го така, че бързо да можеш да отговориш на въпроси кой документ кой го обработва в момента и какво е било до сега движението по него.

И все пак имай предвид, че не съм деловодител, просто имам наблюдения и администрирам софтуер за деловодство.
Цитирай
Картите би трябвало да ги продават в специализираните книжарници . Представляват картончета с големината на международен паспорт (за друго с подобна големина не се сещам в момента). На втората страна на картата, ако си спомням правилно има място за описание на маршрута на документа- даден на.. дата... За да ги използваш обаче трябва да си създадеш кореспондентски план т.е номера на документа става ХХ-ХХ (код на кореспондент например 12-00- Общини, 12-01- Община Плевен и т.н  трябва кода да е говорящ за това кой е изпращач на документа, кореспондент може да бъде и отдел във фирмата от който излиза изходяща документация 15-06- Счетоводство) след това следва ХХХ пореден номер на преписката по кореспондента който започва от 1 всяка година. Тази номерация е за преписки само по този документ т.е може да имаш № 12-00-1 и 12-01-1, следва датата на регистрация на документа хх.хх.хххх и ако преписката продължава  от предишна година трябва да се запише и годината на възникване на преписката.
пример за номера по  преписка в две години:
12-00-1/22.12.2006
12-00-1/2006/02.02.2007
Като под преписка се разбира(извинявам се, че обяснявам и това, но не знам доколко си навътре в нещата) всички документи касаещи даден въпрос, като само първия "инициативен' за преписката документ получав уникален номер за преписката , всеки следващ има номера на инициативния документ и датата на която е изпратен /получен. Мисля че ,на въпросните карти за ръчно деловодство на гърба има поле в която се пише :
от <дата> т.е пристигнал  документ по преписката
за <дата>- изпратен  документ по преписката
по този начин на едно картонче може да се опише цялата преписка, като в случая когато извеждаш/ завеждаш документ по преписката на картончето пишеш само датите на получаване/ изпращане, а на самите документи номера на картончето и актуалната дата.
 Може да ксерокопираш документите след като им се постави резолюция и след това да даваш само копия, а оригиналите да пазиш при теб в номерирани папки, по този начин оригинала е винаги наличен и няма да се притесняваш от загуба.
 Може да си въведеш и отделна тетрадка в която да си описваш документа с номер и на кого е даден, дата , подпис. Така си спестяваш упреци от рода : аз не съм получил такова нещо, не знам за него и подобни.
Папките е удачно да бъдат организирани по кореспонденти така по номера на документа ще знаеш в коя папка е.
В едно от ръководствата на нашия прудукт има картинки, които се доближават до вида на печатните РКК , така че ако искаш ( и си дадеш мейла )мога да ти го изпратя.
Понеже не знам за каква организация става въпрос в момента не мога да ти дам по конкретни отговори. Нещата изглеждат сложни ,но е въпрос на навик и не се съмнявам че ще се справиш. Ако има още въпроси питай ще ти отговоря доколкото мога ( от 5 години внедряваме автоматизирана система в различни организации и станах почти експерт колкото и нескромно да звучи).



Цитирай


Мнения: 1 705
Здравей!
Ние имаме два дневника – „Входяща поща” и „Изходяща поща”. Всяка година номерацията за почва от 1.
напр: 1/02.01.2006г.
Относно резолюциите:
Колкото имена са написани в резолюцията, толкова копия правя и ги давам срещу подпис. Оригиналът остава с папка „Входяща поща”. Слагам ги в картонена папка в самия дневник и когато се напълни ги прехвърлям в класьор със същия надпис „Входяща поща - 2006г.”. Ако са много за един класьор на края на годината пълня следващия. Като вече се пише от кой до кой номер.
Надявам се написаното да ти е било от полза. Ако имаш други въпроси с радост ще ти помогна  Very Happy
В началото на мен ми беше много трудно. Почти непосилно ми изглеждаше. Вече не е така. С времето нещата си идват на мястото. Ще се справиш!
УСПЕХ!!!
Цитирай

гр. Козлодуй

Мнения: 203
И аз съм водила деловодство с два дневника - "Входяща поща" и "Изходяща поща". Всяка година в началото се почва нов дневник като се номерират от номер 1/1.1.2007 г. и т.н. Ако имате печати за входящ и изходящ номер ги слагаш на оригиналния документ, ако ли пък не си ги пишеш просто в някой свободен ъгъл. Оригиналите съхранявап в класьори, също за "Входяща поща" и "Изходяща поща".  Ако е нужен докумен за някой от отделите правиш копие, освен ако документа не е в два екземпляра. Ако са 2 екземпляра при теб остава този с подписите, ако има такива, напр. Изготвил, Съгласувал ... Ако получаваш факсове от тях също правиш копия, оригиналите си ги държиш при теб. По принцип деловодството е лесно, но трябва да го видиш или да ти кажат как става. Хубаво е като раздаваш разни доклади и по-вайни документи да се подписват като ги взимат. Ако не съм казала нещо питай за нещо точно определено.
Цитирай
Много ви благодаря за отговорите. Наистина ми помогнахте и ми се изясниха някои неща.Искам още нещо да попитам - какво описвате в дневника за изходяща поща?
Цитирай
Картите би трябвало да ги продават в специализираните книжарници . Представляват картончета с големината на международен паспорт (за друго с подобна големина не се сещам в момента). На втората страна на картата, ако си спомням правилно има място за описание на маршрута на документа- даден на.. дата... За да ги използваш обаче трябва да си създадеш кореспондентски план т.е номера на документа става ХХ-ХХ (код на кореспондент например 12-00- Общини, 12-01- Община Плевен и т.н  трябва кода да е говорящ за това кой е изпращач на документа, кореспондент може да бъде и отдел във фирмата от който излиза изходяща документация 15-06- Счетоводство) след това следва ХХХ пореден номер на преписката по кореспондента който започва от 1 всяка година. Тази номерация е за преписки само по този документ т.е може да имаш № 12-00-1 и 12-01-1, следва датата на регистрация на документа хх.хх.хххх и ако преписката продължава  от предишна година трябва да се запише и годината на възникване на преписката.
пример за номера по  преписка в две години:
12-00-1/22.12.2006
12-00-1/2006/02.02.2007
Като под преписка се разбира(извинявам се, че обяснявам и това, но не знам доколко си навътре в нещата) всички документи касаещи даден въпрос, като само първия "инициативен' за преписката документ получав уникален номер за преписката , всеки следващ има номера на инициативния документ и датата на която е изпратен /получен. Мисля че ,на въпросните карти за ръчно деловодство на гърба има поле в която се пише :
от <дата> т.е пристигнал  документ по преписката
за <дата>- изпратен  документ по преписката
по този начин на едно картонче може да се опише цялата преписка, като в случая когато извеждаш/ завеждаш документ по преписката на картончето пишеш само датите на получаване/ изпращане, а на самите документи номера на картончето и актуалната дата.
 Може да ксерокопираш документите след като им се постави резолюция и след това да даваш само копия, а оригиналите да пазиш при теб в номерирани папки, по този начин оригинала е винаги наличен и няма да се притесняваш от загуба.
 Може да си въведеш и отделна тетрадка в която да си описваш документа с номер и на кого е даден, дата , подпис. Така си спестяваш упреци от рода : аз не съм получил такова нещо, не знам за него и подобни.
Папките е удачно да бъдат организирани по кореспонденти така по номера на документа ще знаеш в коя папка е.
В едно от ръководствата на нашия прудукт има картинки, които се доближават до вида на печатните РКК , така че ако искаш ( и си дадеш мейла )мога да ти го изпратя.
Понеже не знам за каква организация става въпрос в момента не мога да ти дам по конкретни отговори. Нещата изглеждат сложни ,но е въпрос на навик и не се съмнявам че ще се справиш. Ако има още въпроси питай ще ти отговоря доколкото мога ( от 5 години внедряваме автоматизирана система в различни организации и станах почти експерт колкото и нескромно да звучи).

Имейла ми е  - laic@abv.bg
Предварително благодаря




Цитирай

гр. Козлодуй

Мнения: 203
В "Изходяща поща" се описва всичко, което излиза извън фирмата, като писма, запитвания, поръчки, оферти, факсове и т.н. ... Зависи с какво точно се занимава фирмата ви.
Цитирай
0 Потребители и 1 Гост преглежда(т) тази тема.