Да се научим да работим с Excel - тема 3

сигурно съм я задействала с някаква клавишна комбинация, повредила ми е даните, имах в клетката, стрингове, разделени със "," , интересно оставило ми е само последния стринг и го е повторило многократно

Мерси, не мога да си върна данните, освен от backup. но поне го спрях за нови клетки.

Забравете го това автоматично запазване на файла. От опит съм забелязал, че повече пречи, отколкото помага.
Най-сигурното е CTRL+S на всеки 2-3-5-10 минути

При мен не работи аутосейф, въпреки че е настроен. Придобила съм навик през 10-ина мин. да дава сейф.

Здравейте,

заглавието на темата е "Да се научим да работим с Excel",  затова си позволявам да обърна внимание на Power Query.
Виждам назад в мненията, че е споменат няколко пъти, очевидно има хора, които работят с него, но все още той е твърде малко познат на повечето потребители. А това не е добре, защото Power Query може да ви помогне да работите в пъти по-ефективно. Затова съм си поставил за цел да го популяризирам сред хората, които работят с Ексел.

Съвсем накратко
Какво е Power Query?
Това е добавка към Ексел (add-in), която е налична от версия 2010 насам. Тя е предназначена за обработка, подреждане и структуриране на данни от различни източници, които да се използват за последващ анализ.

Какво можем да правим с Power Query?
Всичко, което правим обикновено, когато обработваме данни с цел създаване на отчети и анализи:
•   Премахване на излишни редове и колони
•   Извличане на информация от определен текст (например дата на раждане от ЕГН, ден от седмицата от дата, част от име и т.н.)
•   Групиране, сортиране, филтриране на данни по оределени критерии
•   Комбиниране на данни от различни таблици (нещо, което обикновено правим с VLOOKUP)
•   Създаване на калкулационни полета (да изчислим отстъпка от цена, сбор на две колони, сума на приходите по региони и т.н.)
•   Разделяне на колони (Text-to-columns)
•   Превръщане на текст в число („17,56 лв.“ да се превърне в числото 17.56)
И много, много други

Какви са предимствата на Power Query пред стандартните възможности на Ексел?
Много от нещата, които могат да се направят с Power Query са напълно постижими и с обикновените методи на Ексел, но с Power Query:
•   можете да автоматизирате напълно дейностите по обработка на данни, така че те да се извършват без ваша намеса само с натискането на бутона Refresh
•   Разполагате с много повече гъвкавост - нещо, което можете да направите със сложна формула, съчетаваща IF, LEFT, SUBSTITUTE, VLOOKUP в Power Query може да направите с кликането на 2-3 бутона
•   Той "чете" от файлове (xls, csv, txt, а в най-новите версии на Офис 365 и pdf), от бази данни (MySQL, Oracle, SAP, access) и дори от интернет
•   Може да обработвате едновременно много файлове от една папка или работни листове от един файл
•   Може да правите неща, които с „обикновения“ Ексел стават доста трудно. Например да завъртите една таблица така че редовете да станат колони и обратно. Това може да стане и в Ексел, например с формулата TRANSPOSE, но ще ви дава грешки всеки път, когато броят на редовете/колоните се промени
•   С Power Query може да обработвате дори милиони редове с данни (аз съм стигал до 5 млн. реда)
•   Не на последно място – въпреки че с Power Query може да направите изклочително сложни обработки на данните, самите сурови данни си остават непокътнати там, където са. Каквито и грешки да направите в Power Query, това няма да доведе до загуба или повреждане на реалните данни
•   А, за малко да забравя - много по-лесен и гъвкав VLOOKUP, особено ако работите с няколко стотин хиляди реда


Какви са предимствата спрямо VBA?
Power Query позволява да правите всичко изброено по-горе и дори много повече, без да пишете нито ред код, а само като кликате по бутоните из менютата. Той не изисква логика на програмист, което е голямата пречка за повечето потребители на Ексел да научат VBA.

Замества ли Power Query VBA?
Power Query не е заместител на VBA, с него няма да можете да извършвате действия със самите файлове. Например да сложите парола на 120 файла едновременно, да промените форматирането в някой работен лист или да изпратите файл по имейл.

Лесно ли се учи Power Query?
Да научите базовите неща в Power Query е изключително лесно, може да стане в рамките на дни. Това ще ви позволи да работите много, много по-ефективно. След като ги усвоите, вие на практика ще създавате сложни SQL заявки от вашите данни само като натискате икони от лентата с бутони.

Различно ли е от Power Pivot?
Различно е. Power Pivot е друг инструмент в модерния Ексел, с който можете да анализирате данни, след като сте ги "почистили", подредили и нагласили с Power Query. Ако има интерес, ще отворя тема и за Power Pivot.

Откъде да започна?
Вече има изключително много източници на информация относно Power Query. По-долу споделям няколко от тях, които са подходящи за начинаещи

1. Кратко въведение в Power Query под формата на файл, създаден от Майкрософт.
Той е достъпен за всички потребители на Офис 365 на английски език. Може да го свалите на английски и на български – от тук. Преводът на български е мой, моля не ми се смейте.

2. В споменатия файл има линк към страница с няколко кратки клипа как се работи с Power Query. Видеата са на английски.
2. В моя блог за Ексел има специална секция, посветена на Power Query.
3. Няколко кратки клипа от ютуб, които дават по-нагледна представа за Power Query:
Jon Acampora
Leila Gharani
Kevin Stratvert

4. Книги (на английски)
M Is for (Data) Monkey Това е класика и е чудесна за съвсем начинаещи

Collect, Combine, and Transform Data Using Power Query in Excel and Power BI
Също добре написана книга, но тя задълбава малко повече в езика за програмиране в Power Query (М) и може би е за малко по-напреднали

Data Mashup with Microsoft Excel Using Power Query and M
От трите книги тази е най-новата и по мое лично мнение - най-подходяща за съвсем начинаещи. Но пък е най-скъпа. В крайна сметка всяка от трите е много добра и няма да сгрешите, ако прочетете която и да е от тях

В заключение
Ако в работата си прекарвате часове в копиране на числа и формули, ако обработвате всеки месец десетки еднотипни файлове, ако ви се налага да преписвате данни от pdf файл или интернет страница в Ексел - поразгледайте линковете по-горе. Гарантирам, че ще са ви от полза.
И разбира се - винаги може да ме питате. Не само за Power Query, а и за всичко, свързано с Ексел

TL;DR

Здравейте, малко глупов въпрос, но ме побърква.....
Когато инсъртвам символ и по-специално символа за номер (№), какво да променя за да ми е ръкописен

Какво означава инсъртвам?

Вмъквам...

Слагаш си символа за номер, и после отиваш и променяш шрифта на някой, който дава ръкописно...мисля,че Lucida Caligraphy е такъв.

НЕ е първоаприлска шега.
От днес до 30 Април Камен Мицев, дългогодишен лектор по Ексел, ще публикува всяка вечер около 20 часа кратки обучителни клипове за Ексел във фейсбук и linkedin. Обещава да са пълни с хитри трикове и техники за работа с Excel.

Линк към групата във Фейсбук: https://www.facebook.com/groups/kursoveplovdiv

Линк към профила му в LI:
https://www.linkedin.com/in/kamenmitzev/

Уточнявам - нямам никакъв търговски интерес. Следя клиповете, които пуска и знам, че има много какво да се научи от него.

Благодаря за споделената информация. Винаги е полезно да се научи нещо ново.

Имам цена X, към която добавям N%увеличение и получената нова цена трябва да "разкрася"като завършва на 9ст или 5ст. За по-големите стойности закръгляма нагоре до цяло число и вадя 0.01, но при малките стойности това не работи. Каква формула да използвам?

Т.е. цената трябва да ти е Х,Х9 лв. или Х,Х5 лв. и нищо друго, така ли?

Да, точно така

Как ги закръгляш нагоре? ....с формула, ръчно, как точно?

Колко са ти редовете?